Generellt

I DSM finns möjlighet att skicka E-fakturor direkt till Pagero som sen levererar dessa till slutkund. 
Pagero kan leverera dokumenten som E-faktura, PDF-faktura och pappersfaktura.
För att kunna använda funktionen krävs ett avtal med Pagero samt licens för att använda funktionen i DSM. Denna manual beskriver vilken uppsättning som behöver göras i DSM innan man kan använda funktionen, samt hur man använder funktionen i daglig drift.

Uppsättning

För att kunna skicka E-dokument krävs uppsättning på flera ställen i systemet. Nedan följer information om vad som behöver upprättas innan funktionen kan tas i drift.

Integrationsinformation

Dokumentutskicksprofil

Här anges den utskicksprofil som ska användas för E-dokument. Samma profil ska anges på de kunder som ska ha fakturor via Pagero.

Server, Port, Användare, Lösenord, FTP-sökväg, X-nr, Sökväg faktura, Objekttyp, Objektnummer

Dessa fält används för att skicka fakturan till Pagero. Kontakta JMA för hjälp med uppsättning.

DSM SE inställningar

I DSM SE inställningar behöver man bocka i rutan "Validera inte Momsnr" om Pagero ska hantera företagets pappersfakturor. 

Företagsinformation

På sidan företagsinformation krävs uppsättning av följande fält:

Namn, Adress, Postnr, Ort, Land/Regionskod, VAT reg.nr

Under fliken allmänt ska dessa uppgifter anges. Det är viktigt att landkoden anges i rätt format med 2 tecken. VAT-nummer ska också det anges i rätt format. Ex. SE556677889901.

Bank, Bankgironr, Plusgironr, IBAN, SWIFT kod

Under fliken betalningar ska dessa uppgifter anges. Bankgironr är ett minimumkrav för att kunna skicka fakturor inrikes. Ska man kunna skicka utrikes behövs dessutom IBAN och SWIFT.

Enheter

På sidan enheter ska samtliga enheter som kommer användas på E-dokumenten översättas till en internationell standardkod. Exempel på enhetsuppsättning:

En lista över enhetskoder bör hämtas via PEPPOLs hemsida, standard 3.0. Detta för att få de aktuella koderna eftersom dom kan komma att uppdateras. 

Land och valutakoder

Landkoder och valutakoder behöver översättas till internationell standard (ISO 3166-1:Alpha2). Det görs på sidan Länder/regioner. Man behöver även fylla i Momssystem, dessa koder hittas längst ner på sidan.

Exempel:

Momsbokföringsinställningar

På sidan momsbokföringsinställningar ska en momskategori anges för varje kombination av momsinställning som finns.

Momskategori

I fältet Momskategori anger man den internationella standardkoden för moms.

Kod för momsklausul

För de momsbokföringsinställningar som har momssats% 0 eller Omvänd moms ska en Momsklausulkod upprättas och en beskrivning ska anges som förklarar varför posten är undantagen vanlig moms.

Kundkort

För varje kund som ska få E-dokument skickade till sig krävs uppsättning av följande fält på kundkortet:

Dokumentutskicksprofil

Här ska anges den Dokumentutskicksprofil som är angiven i Integrationsinformationen.

Obligatorisk referens

Vi rekommenderar att man bockar i detta fält då det är ett krav i E-dokumentet att fältet "Er referens" är angivet på dokumentet. Om detta fält är markerat går det inte att bokföra fakturan utan att ange något i fältet "Er referens".

GLN- och Momsnummer

Fältet momsnummer måste vara ifyllt för att kunden ska kunna identifieras av Pagero. Här rekommenderas att man anger ett korrekt VAT-nr i formatet SExxxxxxxxxx01 även om organisationsnummer med 10 siffror kan accepteras för svenska kunder.

Finns GLN nummer fylls detta i, då det är det numret som Pagero identifierar i första hand. Om GLN är tomt används värdet i fältet Momsnummer. 

Användning av Pagero E-dokument

Efter uppsättningen är klar i DSM och hos Pagero kan man påbörja att exportera dokument.
Det finns en Rapport som heter 6050643 som kan sättas upp och köras från funktionen DSM utskrifter. Denna rapport kan även sättas upp som ett planeringsuppdrag och köra automatiskt. Kontakta JMA support för hjälp med det.
När man kör rapporten får man möjlighet att sätta filter på vilka kunder eller vilka dokument som ska skickas. Kravet för att ett dokument ska gå iväg är att dokumentets faktureringskund har samma dokumentutskicksprofil som den i Integrationsinformationen. Anger man en kund som inte är uppsatt som E-dokument kund kommer dokumentet inte att skickas.

Under fliken Kund väljer man Dokumentsutskicksprofil och kundbokföringsmall.

Under fliken Försäljningsfakturahuvud väljer man Utskriven och Dokumentväxlingsstatus. Samma val gör man även på flikarna Kreditnotahuvud, Servicefakturahuvud och Servicekreditnota, huvud.

Se bild nedan. 

Faktura, Kreditnota, Maskinfaktura, Maskinkreditnota, Servicefaktura, Servicekreditnota

Om man får fakturor som misslyckats kan man se vilka det är på sidan PAGERO Status.
Den finns under Avdelningar/Ekonomihantering/Kundreskontra/PAGERO Status 

Här kan man filtrera på fakturanr, kundnr, bokföringsdatum och dokumentstatus.
Om man vill försöka skicka en faktura på nytt väljer man knappen "Skicka" uppe i menyn.

Det är den rad som är markerad som kommer skickas. Det går inte att skicka flera dokument samtidigt genom att välja flera rader.
När man tryckt på "Skicka" påbörjas överföringen till Pagero och när den är klar kommer Dokumentväxlingsstatusen att ändras på den aktuella raden om överföringen lyckats.

Det finns även knappar för att visa dokumentet, visa endast dokumentraderna eller att skriva ut dokumentet.

Ny referens

Om man glömt att fylla i fältet "Er referens" på fakturan kan man lägga till det från sidan PAGERO status. Genom att markera den rad man vill rätta och ange den nya referensen i fältet "Ny referens" och sen trycka på knappen "Ändra referens" på fliken Åtgärder, kommer fältet rättas på den markerade fakturan. Efter det kan man skicka fakturan till Pagero.

Ändra status

Man kan ändra status på dokumentet under Åtgärder och Ändra status.

Utskrift av faktura

Om man använder funktionen "bokför och skriv ut" på en order eller funktionen "skriv ut" på en redan bokförd faktura får man följande fråga.

Om man väljer "Ja" kommer fakturan att skickas till Pagero istället för att skrivas ut.
Om man väljer "Nej" kommer fakturan skrivas ut eller mailas till mottagaren beroende på kundens uppsättning av "Dokument per E-mail".
Denna fråga kommer endast om kunden har uppsättning för E-faktura och fakturan inte tidigare skrivits ut. För att skicka om en redan "utskriven" faktura måsta man gå till sidan PAGERO status.

Momssystem nummer