Ordningsföljd för att avsluta och öppna nytt räkenskapsår

Övergång till nytt räkenskapsår sker i flera steg, eftersom de sista bokningarna på gamla året kanske inte är klara på flera månader.
Förloppet kan se ut enligt följande:

1. Normalt månadsbokslut med avstämning av kostnader på gjorda affärer m.m.
2. Öppnande av nytt räkenskapsår.
3. Avslut av det gamla bokföringsåret, när de sista verifikaten gällande det gamla året är bokförda. Det gamla året skall helst avslutas innan man skriver ut resultat och balansräkningar för det nya året, annars kommer resultatet från föregående år påverka ackumulerat saldo och resultat.
4. Nollställning av resultat mot konto för balanserad vinst.

Om det sker transaktioner i det gamla räkenskapsåret efter att resultatet är överfört kan dessa fortfarande bokföras, kom bara ihåg att justera redan gjorda verifikat. Fortsätt enligt punkt 3 (Nollställning av gamla räkenskapsåret kan göras flera gånger om det finns behov).

Öppning av nytt räkenskapsår

Innan Nytt räkenskapsår öppnas ska status för innevarande år kontrolleras. Det görs under Avdelningar - Ekonomihantering – Periodiska aktiviteter – Räkenskapsår - Bokföringsperioder:

Här är 2016 det enda öppnade räkenskapsåret. (2015 är det gamla räkenskapsåret).
För att upprätta nästa räkenskapsår – 2016 – ska följande göras:
Klicka på funktionsknappen i menyn Upprätta år, då kommer följande ruta upp:

• Startdatum 
  • Matas den första dagen i det nya året in.
• Antal perioder 
  • Matas antalet perioder som skall finnas i det nya året in, t.ex. 12 månader.
• Periodlängd 
  • Matas längden på perioden in med hjälp av en datumformel, t.ex. 1M = 1 månad, 3M = 3 månader.

Klicka OK för att upprätta det nya räkenskapsåret.

I exemplet upprättas räkenskapsåret 2016, som startar 1 januari 2016 och består av 12 månader.
Det nya räkenskapsåret kan nu ses under Avdelningar - Ekonomihantering – Periodiska aktiviteter – Räkenskapsår - Bokföringsperioder:

Innan det går att bokföra i det nya bokföringsåret ska det öppnas i tillåtna bokföringsperioder.
Gå in under Ekonomihantering – Inställningar – Redovisningsinställningar:

Fälten Tillåt bokföring fr.o.m. och Tillåt bokföring t.o.m. bestämmer den period, som är öppen för bokföring. Om fälten är tomma finns ingen begränsning.
Det går att ställa in personliga bokföringsperioder per person under Inställningar – Programinställningar – Användare - Användarinställningar

Avslutning av gammalt räkenskapsår

Det gamla räkenskapsåret avslutas under Avdelningar - Ekonomihantering – Periodiska aktiviteter – Räkenskapsår – Bokföringsperioder. Klicka på en rad i det räkenskapsår som ska stängas, så att raden blir markerad:

Klicka därefter på knappen Avsluta år, så kommer följande textbox:

Kontrollera, att det är det korrekta räkenskapsåret, du håller på att avsluta. Klicka Ja, om det är korrekt år, därmed avslutas året.
Om det inte är korrekt år, ska du klicka nej.
OBS! Det går inte att öppna ett räkenskapsår som är avslutat.
Att ett år är avslutat innebär att det inte går att upprätta eller radera perioder längre.
Under Avdelningar - Ekonomihantering – Periodiska aktiviteter – Räkenskapsår - Bokföringsperioder kan du nu se att alla perioder i det gamla året är stängda:

Även om perioderna är stängda går det att bokföra i det gamla räkenskapsåret. Det är de datum som finns i Avdelningar - Ekonomihantering – Inställningar – Redovisningsinställningar som bestämmer vilka datum som är tillåtna att bokföra i.
Alla poster som bokförs i ett stängt år kommer automatiskt få uppmärkning med efterposter så att de enkelt kan filteras fram.
Det finns också möjlighet att bokföra Bokslutsverifikat med ett speciellt datum som ligger efter sista datumet på året t.ex S15-12-31. Det gör att du kan köra ut rapporter utan att dessa poster räknas med. Vill du att de ska räknas in ska datum sättas t.ex till 15-01-01..S15-12-31.
Avdelningar – Ekonomihantering – Redovisning – Rapporter- Finansiella rapporter

Nollställning av resultat till balanskonto

Sista steget i årsavslutningen är att nollställa resultaträkningen och boka upp resultatet på ett balanskonto. Nollställningskörningen kan bara göras när räkenskapsåret är avslutat.
Gå in under Ekonomihantering - Periodiska aktiviteter - Räkenskapsår - Avslut av resultatkonton

• Räkenskapsårets slutdatum 
  • Ska du ange det sista datum i det avslutade räkenskapsåret.
• Redovisningsjournalmall 
  • Ska du välja typen GENERELT.
• Redovisningsjournal 
  • Ska du ange namnet på den bokföringsjournal som utjämningsposterna från nollställningen ska placeras.
  • Tryck ev. F4 för att få en översikt över de journalnamn som finns tillgängliga. Upprätta ev. en ny journal för bokslutsposter.
• Verifikationsnr. 
  • Ska du ange önskat verifikationsnummer för nollställningsposterna. Om det finns en nummerserie kopplad till den journal du väljer kommer nästa verifikationsnummer automatiskt upp.
• Balanserad vinst eller förlust 
  • Ska du välja det balanskonto som resultatet ska bokföras på. Tryck ev. F4 för att se en kontoöversikt.
• Bokföringsbeskrivning 
  • Kan du skriva den bokföringstext som posterna ska märkas med. Som standard anges Avslut av resultatkonton.

Nederst i bilden finns möjlighet att markera fältet Avslutad av Affärsenhetskod.
Om du inte markerar den skapas det en utjämningspost per konto.
Om du markerar den ska du även välja vilka dimensioner det ska skapas utjämningsposter för. Du väljer vilka dimensioner du önskar genom att klicka på knappen med tre prickar och markerar sedan dimensionerna i listan med en bock framför.
Markera de dimensioner du vill att nollställningen ska skapa utjämningsposter för (aldrig maskin). Klicka i kolumnen Vald för de dimensioner du önskar och sedan på OK. De valda dimensionerna kommer med tillbaka till den förra bilden.

Nu ser det ut så här i vårt exempel:

Dimensionen maskin bör aldrig nollställas eftersom maskinekonomi då kommer at nollställas.
I exemplet är det valt Avdelning.
Klicka på OK för att starta nollställningskörningen. Denna körning kommer att skapa nollställningsposter i redovisningsjournalen BOKSLUT som vi valt att använda i exemplet. Alla poster får datum S15-12-31
När du har gjort körningen går du till redovisningsjournalen BOKSLUT som finns under Avdelningar - Ekonomihantering – Redovisning – Redovisningsjournaler.

Vid nollställningen blev följande poster gjorda:

1. Om du inte har markerat avslutad av Affärsenhetskod, och inte har valt att använda dimensioner:- en nollställningspost (saldo med motsatt förtecken) för varje konto med kontotypen Resultaträkning.- en balanskontopost (= summan av de nollställda kontonas saldo).
2. Om du inte har markerat avslutad av Affärsenhetskod, och har valt att använda dimension(er):- en nollställningspost (saldo med motsatt förtecken) för varje dimension och konto med kontotypen Resultaträkning.- en balanskontopost per dimension (= summan av de nollställda kontonas saldo per dimension).
3. Om du har markerat avslutad av Affärsenhetskod, och har valt att använda dimension(er):- en nollställningspost (saldo med motsatt förtecken) för varje affärsenhetskod, dimension och konto med kontotypen Resultaträkning.- en balanskontopost per affärsenhetskod per dimension (= summan av de nollställda kontonas saldo per dimension).

Nederst i redovisningsjournalen kan du det belopp som kommer att bokföras på balanskontot
Innan du bokför kan du skriva ut en testrapport genom att trycka på knappen Bokför – Testrapport:

När du har kontrollerat siffrorna och är nöjd med innehållet i journalen trycker du på funktionsknappen Bokför – Bokför och skriv ut (Shift+F9) Tryck Ja på frågan:

Härefter blir resultatet bokfört och överfört till balansräkningen.
Tänk på att du inte kan ångra nollställningen.
Det går bara att bokföra rättelseposter manuellt. Det går att göra de ombokningar man önska på det gamla räkenskapsåret och köra avslutningskörningen igen. Därför kan det vara bra att använda en separat verifikationsnummerserie för årsavslut t.ex 2015-1, 2015-2 osv.

Du kan se nollställningen inne på ett konto i kontoplanen och du har möjlighet att se nollställningen under Avdelningar - Ekonomihantering – Redovisning – Historik – Bokförda redovisningsjournaler:

Markera journalen (ligger nederst i översikten), klicka på funktionsknappen Redovisningstransaktioner för att få en översikt över de bokförda verifikationerna:

I journalbilden visas att nollställningsposterna blir bokförda på bokföringsårets sista datum S15-12-31
Det gör att man kan skriva ut en resultaträkning och sätta datumfilter 15-01-01..15-12-31 om man vill se föregående års resultat.
På samma sätt går det att sätta flow-filter i kontoplanen för att visa verifikationerna före årsavslutningen.
Gå in under Ekonomihantering – Redovisning - Kontoplan. Tryck Ctrl + Shift + F3 för att visa fälten 'Begränsa totaler till:' överst i bilden.

Detta håller bokslutsverifikationer utanför.

Bokslutsverifikat

Även om du har stängt bokföringsåret och nollställt resultatet går det att bokföra i det räkenskapsåret, så länge bokföringsperioden är öppen. Verifikationerna bokförs normalt och blir automatiskt markerade som bokslutsverifikationer.
Om du bokför i gamla året ska du tänka på att köra nollställningen igen.
Kom ihåg att stänga tillåtna bokföringsdatum i redovisningsinställningarna samt att låsa för enskilda användare.