Försäljningsordern hittar du under: Avdelningar – Försäljning och marknadsföring – Orderbearbetning – Förs.order.

Här kommer du in på en lista över alla befintliga order. För att skapa en ny order trycker du 'Ny' under Startfliken.
Det som följer härunder är beskrivningar av de viktigaste fälten och valen på försäljningsordern.

Försäljningsorderhuvud

Försäljningsordern är indelad i sju snabbflikar:

• Allmänt

• Rader

• Fakturering

• Leverans

• Utlandshandel

• Förskottsbetalning

• Kundatt

Genom att använda funktionen Obligatoriska fält, kan det ställas in vilka fält som måste fyllas i på de olika snabbflikarna för att ordern ska kunna bokföras.
(T.ex. säljarkod och ansvarsenhet) Obligatoriska fält är en faktaruta du hittar intill snabbflikarna.
Se beskrivning Obligatoriska fält.

Allmänt

Open

Uppgifterna under snabbfliken Allmänt är knutna till kunden. Ändras kunduppgifterna under Allmänt, blir dessa ändringar INTE medtagna på fakturan – vill du att ändringarna ska framgå på fakturan måste de göras under snabbfliken Leverans.

• Nummer

  • Det blir nytt ordernummer från nummerserien när du trycker Enter samtidigt som du har orderhuvudet markerat (om det är inställt för automatisk nummerserie).

• Kundnummer/Kundnamn

  • Här inmatas kundnumret eller sökbeskrivningen från kunden – observera att om du bara skriver in en del av kundnumret eller söktexten, så kommer det första som matchar det inskrivna upp. Du kan även trycka F4 och få fram kundöversikten. Klicka på önskad kund och tryck Enter för att välja kunden.

• Ert referensnummer

  • Här kan kundens referensnummer anges.

• Er referens

  • Här kan kundens referens matas in. Skrivs ut på order- och fakturautskrifter.

• Bokföringsdatum

  • Datumet som används till faktura-/bokföringsdatum. Vid skapandet av en order föreslås arbetsdatumet som bokföringsdatum. Detta kan styras vid massfakturering.

• Maskinnr (Reservdelar)

  • Här kan man mata in det maskinnummer som reservdelarna är till för. Genom att göra detta kan man via Maskinkortet följa vilka reservdelar som sålts till maskinen. Vilka maskiner kunden har får man upp genom att trycka F4 (eller fälla ner fältet genom att trycka på pilen)

• Ordertyp

  • Här kan anges vad det är för typ av order, exempelvis dag-, vecko- eller expressorder.

• Status

  • Fältet anger om dokumentet är öppet eller släppt till fakturering.
    Om statusen är Öppen kan du ändra i dokumentet.
    Men om statusen är Släppt, är dokumentet släppt till fakturering, och då kan du inte redigera dokumentet.
    Du kan ändra statusen på ordern genom att klicka på Funktion och sedan på Släpp/Öppna igen.
    När en order levereras ändras statusen automatiskt från Öppen till Släppt på ordern.

Open

Försäljningsorderrader

• Typ - Du kan välja mellan följande radtyper

  • Tom – Om fältet Typ är tomt kan det inmatas en text i fältet Beskrivning (de övriga fälten kan inte användas).

  • Redovisningskonto – När raden ska innehålla ett Redovisningskonto.

  • Artikel – När raden ska innehålla en reservdel.

  • Resurs – När raden ska innehålla ett resursnummer (observera att det inte kan inmatas arbetstyp).

• Nr - Här skrivs artikelnumret för reservdelen in. Om du inte har artikelnumret tryck F4 i fältet och välj artikel från översikten av artiklar. Tryck Enter. Om inte artikeln är upplagd så kan upprätta den från ordern, se instruktion nedan i dokumentet.

• Antal - fyll i önskat antal. Om saldot inte är tillräckligt kommer följande ruta upp;

Har man fler lagerställe så kan man se om artikeln finns på dessa lager under Saldo pr. lagerställe.

För att skapa specialorder/inköpsorder se Specialorder - JMA Maskindata DSM HowTo - Confluence (atlassian.net)

• Lagerställe - Här väljer man vilket lagerställe man vill ta artiklar ifrån.

• Maskinnr (Reservdelar) - se förklaring under Allmänt. Säljer du till flera maskiner på ordern så kan du välja här vilken maskin artikeln tillhör.

• Inköpskod - fylls i om man vill skapa en inköpsorder från försäljningsordern. För att skapa specialorder/inköpsorder se Specialorder - JMA Maskindata DSM HowTo - Confluence (atlassian.net)

• Ersättning tillgänglig - visar om det finns en ersättningsartikel

Serienummerartiklar

Om man har en reservdelsartikel med serienummer så måste man välja rätt serienummer på artikeln. Detta gör du genom att gå till Rad och välj Relaterad information och Artikelspårningsrader. Eller tryck Ctrl + Shift + I när du står på raden det gäller.

Rutan nedan kommer upp. Ställ dig i rutan under Serienr, tryck på rutan med 3 prickar. Då kommer en lista upp med vilka serienummer av artikeln du har på lager. Välj den som det gäller. Se så att Antal (bas) är ifyllt och tryck OK.

Skapa artikel från order

Man kan skapa artikel från försäljningsordern. Skriv Artikel i Typ, stå i Nr med markören och tryck Funktion. Välj att Upprätta från skuggregister eller Skapa beställningsartikel, se bild nedan.

Väljer man Upprätta från skuggregister får man upp skuggregistret i listläge och sedan söker man på leverantörens artikelnummer vilken artikel man vill lägga upp. Följande ruta kommer upp;

Har man redan hyllnummer så bör man fylla i detta.

Jobbar ni med olika lagerställe och man vill att ett lagerställekort ska skapas då fyller man i Lagerställekod.

Stäm av att uppgifterna stämmer och tryck OK. Sedan har ni skapat en artikel från skuggregistret.

Väljer man Skapa beställningsartikel får man upp en ruta för vilket lagerställe man ska skapa artikeln. Välj ett lagerställe och tryck ok. Sedan kommer följande ruta upp;

Fyll i de uppgifter som behövs och krävs för ert bolag och tryck OK. OBS! Mallkod måste fyllas i för att en artikel ska skapas.

Fakturering

• Valutakod

  • Ska kunden betala i annan valuta än vad som är upplagt på kunden ska man ändra det under Valutakod. På svenska kunder ska denna rutan vara tom, SEK ska INTE användas.

Leverans

Under fliken leverans finns inställningar för datum för utleverans av ordern. Här kan även eventuell fraktinformation fyllas i.

Här kan man även ändra till en tillfällig leveransadress. Välj Anpassad adress på Leverans och fyll i den tillfälliga kundens namn, adress och postadress.

Har man annan fakturakund, exempelvis ett kreditbolag, så ändras det på Faktureras och välj Annan kund. På Namn raden som kommer upp så väljer man vilken kund som ska faktureras.

Statistik (F7)

Det visas statistik för den aktuella försäljningsordern. Försäljningsorderstatistiken har fem flikar:

Allmänt, Fakturering, Leverans, Förskottsbetalning och Kund. Flikarna innehåller uppgifter om bl.a. antal, belopp, moms, pris, vinst och kundens kreditmaximum.

Försäljningsorderstatistiken ger en snabb överblick över innehållet av den samlade försäljningsordern, uppgifterna i försäljningsorderraderna samt uppgifter i förbindelse med leverans och fakturering.
Beloppen i statistikfönstret visas i samma valuta som är använd i försäljningsdokumentet, om inte annat anges. Det finns samma fält i underflikarna Allmänt, Fakturering och Leverans men innehållet är olikt under de enskilda flikarna:

• Allmänt - Innehåller uppgifter om hela försäljningsordern. Det totala antalet varor/maskiner är specificerats i fältet Antal.

• Fakturering - Innehåller uppgifter om de mängder som ska faktureras. Det antal som ska faktureras är angivet i fältet Antal.

• Leverans - Innehåller uppgifter om de varumängder som ska levereras. Det antal som ska levereras är angivet i fältet Antal.

• Beloppet - I fältet summa inkl. Moms avrundas beroende på avrundningsregler för den valda valutan i valutatabellen (Avdelningar - Ekonomihantering – Inställningar – Allmänt – Valutor)

.

Kopiera dokument

Under Menyfliken Start finns funktionen Kopiera Försäljningsdokument.
Med denna funktion kan du kopiera ett redan skapat försäljningsdokument (offert, order, faktura, kreditnota, bokförd faktura eller bokförd kreditnota).
Först ska du skapa ett nytt försäljningsdokument (offert, order, faktura eller kreditnota). Du kan nu använda funktionen till att fylla i försäljningsdokumentet. I funktionen ska du ange vilket försäljningsdokument du vill kopiera uppgifterna från.

Du kan välja mellan att kopiera hela dokumentet eller endast dokumentraderna. Om du endast kopierar dokumentraderna läggs dessa rader automatiskt till i de rader, som du eventuellt redan har gjort i det försäljningsdokumentet du håller på att skapa.
Ange vilket försäljningsdokument du vill kopiera uppgifter från i funktionen.

Du kan ange hur funktionen ska utföras, genom att fylla i fälten under fliken Alternativ. Fyll i fälten på följande sätt:

Dokumenttyp: Klicka på Assistknappen och välj den dokumenttyp du vill kopiera från. Verifikationsnr.: Klicka på Assistknappen och välj det verifikationsnr du vill kopiera från. Uppgifterna i fältet ovan anger vilka verifikationsnr du kan välja mellan. Förs.kundnr: Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnr och Dokumenttyp ovanför.

Förs.kundnamn: Fältet fylls i automatiskt genom hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnr och Dokumenttyp ovanför.
Ta med huvud: Markera kryssrutan om uppgifterna från det dokumenthuvud du håller på att kopiera ska kopieras automatiskt till det dokument som du håller på att skapa. Dokumentraderna blir kopierade oavsett om kryssrutan är markerad eller inte. Om du kopierar offert och fältet bokföringsdatum är tomt i det nya dokumentet, används arbetsdatumet som bokföringsdatum i det nya dokumentet.

Beräkna om rader: Markera kryssrutan om du vill att funktionen ska beräkna och sätta in rader i det försäljningsdokument du håller på att skapa. Funktionen kopierar in raderna från det dokument du kopierar från till det nya dokumentet. Funktionen behåller artikelnummer och antal, men beräknar beloppen på raderna baserat på kunduppgifterna på det nya dokumenthuvudet. På det sättet använder funktionen för artikelpriser och rabatter som är speciellt knutna till kunden på det nya huvudet.
Klicka på OK för att starta funktionen. Om du inte vill använda funktionen ska du trycka på Avbryt för att stänga fönstret.

Knapparna Bokföring

När ordern är färdigbehandlad ska den godkännas genom att välja Bokför... eller Bokför och skicka.

Bokför

När man trycker på bokför kommer en ruta upp där man kan välja bokföringsdatum.

Dagens datum kommer upp. Tryck OK.

Efter den kommer en ruta som ger möjlighet att:
Leverera, levererar ut artiklarna på ordern men fakturerar inget. Ordern ligger kvar men disponibelt saldo förändras.
Fakturera, fakturerar ordern. (Används när ordern redan är levererad)
Leverera och fakturera, levererar och fakturerar ordern på en gång.

Bokför och skriv ut

Som ovan, men det görs också en utskrift av fakturan.

Knappen Skriv ut

Det går att skriva ut en Orderbekräftelse och en Plocklista från ordern.
När man klickar på Bekräftelse får man en möjlighet att välja vad som ska visas på Orderbekräftelsen innan man skapar den. Man kan välja att skriva ut den eller förhandsgranska den.
Plocklistan används om det är sålt en reservdel på orden. Plocklistan skriver bara ut de varor som inte är levererade på ordern. På plocklistan är det också möjligt att välja om plocklistan ska skrivas ut i artikelnummer- eller placeringsordning.