I systemet går det att definiera att bestämda fält på t.ex. inköps-, försäljnings- och serviceordern ska vara ifyllda för att ordern ska kunna bokföras. Det kommer visas en varning i faktaboxen så länge det finns obligatoriska fält som inte är ifyllda.

Inställningar

Inställningar görs under: Avdelningar – Ekonomistyrning – Inställningar – rubriken Administration – välj Obligatoriska fält.
Inställningar kan göras för följande menyval:

Inköpsrekvisition
Inköpsorder
Inköpsfaktura
Inköpskreditnota
Inköpsramorder
Inköpsreturorder
Försäljningsoffert
Försäljningsorder
Försäljningsfaktura
Försäljningskreditnota
Försäljningsramorder
Försäljningssreturorder
Serviceoffert
Serviceorder

I fältet Dokument, precis ovanför raderna, ska du välja vilket program/vilken dokumenttyp du vill skapa obligatoriska fält för.
Du ska skapa obligatoriska fält för varje dokumenttyp som du vill använda funktionen till.
När du har valt dokumenttyp ska du ange vilket/vilka fält som ska vara obligatoriska för den dokumenttypen.
Du kan klicka på F4 i fältet "Fältnummer" för att få fram en översikt med samtliga fält som tillhör den valda dokumenttypen. Det innebär också att du vid några tillfällen ser fält här som inte är synliga i t.ex. inköpsorderhuvudet.
När du har skrivit in ett fältnummer (eller valt det via F4) kommer fältnamnet visas i kolumnen Fältnamn.
Du kan välja så många fält du vill.
I exemplet nedanför definieras det för försäljningsordern att fältet Säljarkod och Ansvarsenhet ska vara ifyllda för att det ska kunna skapas orderrader.

Användning

I exemplet går vi nu över i försäljningsmenyn för att skapa en ny försäljningsorder. (Avdelningar – Försäljning och marknadsföring – Orderbearbetning – Försäljningsorder – Ny)

Försäljningsorderhuvudet fylls i på vanligt vis, men vi "glömmer" att fylla i Ansvarsenhet (och vi har definierat att vi måste fylla i detta fält).
I faktaboxen Obligatoriska fält syns det att vi har glömt fylla i fältet eftersom det är utskrivet i rött.
Försäljningsordern kan göras färdigt utan att de obligatoriska fälten är ifyllda. Men vid bokföring av ordern kommer det komma upp en dialogruta med ett felmeddelande som berättar att det saknas text i vissa obligatoriska fält.

Först när alla obligatoriska fält är ifyllda och det inte finns röd text i faktaboxen Obligatoriska fält, kan ordern bokföras.