Skanning

Skärmbild för inskanning finner du under: Service – Tidsredovisning – Tidsredovisning – Tidsredovisning scanning

Vi rekommenderar att det finns en skärm som alltid har inskanningsbilden uppe för att det skall vara enkelt och snabbt att registrera tider.
I bildens övre högra hörn står det 'Ny registrering' med blå skrift när systemet är klart för en ny registrering. När inskanning pågår ändras texten till 'Ej klar för registrering' i rött.När alla nödvändiga upplysningar är skannade ändras texten till 'Klar till registrering' med grön skrift – detta innebär att det bara återstår att skanna Enter för att godkänna.
Om man skannat fel är det bara att skanna på streckkoden "Rensa" och börja om igen.
Tidsåtgång kan bara registreras om det är knutet till en medarbetare, serviceorder och arbetstyp (om standard arbetstyp finns angivet för resursen är det inte nödvändigt att skanna den).
Det går också att skanna "Gå" eller "Paus".
Efter en paus skannas återupptag för att fortsätta på den sista inskanningen för den angivna resursen.
Dagen startar med att registrera på komma, dvs. t.ex. först scanning av streckkoden Komma, därefter skanning av medarbetarstreckkoden (i valfri ordning). Det går att skanna serviceorder och arbetstyp utan att först registrera "komma". Systemet kommer då automatiskt registrera en "Komma" registrering på samma tidpunkt.
Är det valt "Skapa fakturerbar tomgångstid" i tidsredovisningsuppsättningen, kommer det att skapas en extra linje till den första serviceordern med tomgångtiden från Kommatiden till tiden för den första serviceordern.
Härefter skannas Enter för att godkänna posten, och efter det är det inte längre möjligt att ändra posten i denna bild. För att ändra, se avsnittet Tidsregistreringsposter.
Nu ser bilden ut så här – posten är synlig och det är klart för ny skanning.

Här efter skannas åter medarbetarnummer, arbetstyp och streckkod på arbetskort. Bilden ser ut så här:

Skanna Enter för att godkänna.
Finns det mer än en maskin på en arbetsorder kommer det fram en rad där mekanikern skall markera vilken maskin arbetet gäller ok därefter klicka OK. Denna funktion kan inte skannas utan tangentbord eller mus måste användas.
Var gång en medarbetare skannar kommer dagens samtliga inskannade rader att visas i bildens nedre halva.
När det hålls paus skannas Anställningsnummer och Pausstreckkod samt Enter streckkod.
Vid start av nytt jobb skannas medarbetare, arbetstyp och serviceordernr samt Enter Föregående jobb avslutas då automatiskt.
Vid övertid ska medarbetaren själv skanna om till övertid, alternativt kan verkmästaren använda funktionen Beräkna övertid i tidsredovisningsjournalen.
Vid dagen slut ska det skannas Gå samt Enter. Om en medarbetare glömmer att registrera Gå vid dagens slut kommer systemet skapa en Gå-registrering 23.59.
Denna automatik kommer också att generera en Gå-post även om arbetet pågår till efter midnatt. Om en medarbetare arbetar på en serviceorder från 16.00 – 02.00 och 02.00 skannar in på en ny order från 02.00 – 02.30 när han går hem kommer systemet att registrera en Gå-post 23.59 och en Kommapost 02.00.
Dvs. medarbetaren registrerar följande:

• 27/3 kl. 16.00 komma
• 27/3 kl. 16.00 start på serviceorder 04711
• 28/3 kl. 02.00 start på serviceorder 00010
• 28/3 kl. 02.30 gå

Medarbetaren har alltså registrerat 10 timmar på serviceorder 04711 pluss ½ timme på serviceorder 00010.
På grund av de automatiskt registrerade posterna, som genereras av hänsyn till glömda komma- och gå-stämplingar, kommer det att ligga följande poster i tidsredovisningsjournalen.

• 27/3 kl. 16.00 komma
• 27/3 kl. 16.00 start på serviceorder 04711
• 27/3 kl. 23.59 gå (automatisk)
• 28/3 kl. 02.00 komma (automatisk)
• 28/3 kl. 02.00 start på serviceorder 00010
• 28/3 kl. 02.30 gå

I tidsredovisningsjournalen kommer det alltså bara finnas 8 timmar på serviceorder 04711 i stället för 10 timer, plus ½ timme på serviceorder 00010.
Vid kontroll av tidsredovisningsjournalen ska man alltså alltid va särskilt uppmärksam på registreringar med klockslaget 23.59, då dessa oftast beror på två orsaker:
1) en medarbetare har glömt att stämpla GÅ vid dagen slut, dvs. serviceorder/löneunderlag innehåller för många timmar.
2) en medarbetare har arbetat över midnatt, dvs. det har varit ett datumskifte. I detta fall kommer serviceorder/löneunderlag att innehålla för få timmar.
Man skall därför justera posterna i tidsredovisningsjournalen innan de överförs till serviceordrarna.

Tidsredovisningsöversikt

Som en hjälp för verkmästaren finns det en översiktsbild där man kan se de senaste inskannade tiderna per resurs. Bilden finns under: Service – Tidsredovisning – Översikt – Tidsredovisningsöversikt

Av bilden framgår att fyra medarbetare är instämplade på arbetskort och tre medarbetare har ännu inte Skannat in.
Då det inte är ifyllt något i Ansvarsenhetsfilter visas översikten för samtliga ansvarsenheter.

Tidsredovisningsjournal

Var gång det skannas Enter överförs Det skannade från Skanningsbilden till tidsredovisningsjournalen. Under: Service – Tidsredovisning – Tidsredovisningsjournal - Datumsorterad
Det överförs till det journalnamn som är angivet i inställningarna.

Så länge posterna ligger i tidsregistreringsjournalen är det inte överfört något till den enskilda arbetsordern. Det finns alltså möjlighet att ändra i posterna innan de förs över till serviceordrarna.
Det är möjligt att välja "Beräkna övertid" uppe i menyn. Denna funktion läser igenom registrerade tider och ändrar tider utanför ordinarie tid till övertid.
För att styra detta används den inmatade kapaciteten för resursen samt den övertidstyp som är satt på den allmänna tidstypen.
Det finns möjlighet att ha en övertidssats per arbetstyp så att när arbetstypen ändras från normal till övertid sker det för de arbetsorder som ligger sist på dagen. Det betyder alltså att det aldrig registreras övertid för de arbeten som utförs på morgonen innan normal arbetstid börjar.
Det finns möjlighet att sätta upp regler för automatisk registrering av övertid, så att det sker en beräkning var gång det överförs tid från journalen till serviceordern. Tänk på att övertiden beräknas per tillfälle tider förs över. Det betyder att en dags arbete kan överföras direkt för att övertid skall beräknas.
Om normaltiden är 8 timmar och det överförs 10 timmar kommer 2 timmar att omvandlas till övertid. Om tiden däremot överförs i två omgångar med 5 timmar i varje, kommer det inte att generera någon övertid.
När posterna är överförda till serviceordern finns det fortfarande möjlighet att ändra, men då måste ändringen göras inne på var serviceorder innan den faktureras.
Till hjälp att kontrollera posterna finns det möjlighet att göra en utskrift genom att klicka på knappen Utskrift.
Beställningsbilden för utskriften har två snabbflikar.

Det aktuella journalnamnet föreslås automatiskt på den ena fliken där det finns möjlighet att selektera på datum och resurskoder.
På den andra fliken väljs utskriftens detaljgrad:
Utskriften innehåller upplysningar om såväl kapacitet som inskannad och aktiv tid per medarbetare och datum.
Finns det poster i tidsregistreringsjournalen för en serviceorder som är bokförd, t.ex. för att kunden har önskat betala sin faktura innan jobbet är klart, kan dessa poster markeras i fältet Överför bara till tidsregistreringsposter. Då överförs posterna bara till tidsregistreringsposter så att ett korrekt underlag för löner kan skrivas ut den mekaniker som gjort jobbet.
När posterna it tidsregistreringsjournalen är kontrollerade och klara, ev. kan t.ex timmar för sjukdom inmatas till löneunderlag, klickar du på knappen Överför till serviceorder. Svara ja till frågan i den följande dialogboxen. Det gör att resursraderna som gäller serviceorder överförs till respektive serviceorder. Samtliga rader överförs även till tidsredovisningsposter som finns under: Service – Tidsredovisning – Tidsredovisningsposter

Tidsredovisningsposter

Tidsredovisningsposterna finns under Service – Tidsredovisning – Tidsredovisningsposter. Dessa poster används för utskrift av statistik samt till löneunderlag.

Om poster har blivit godkända i journalen som senare visar sig vara felaktiga finns möjlighet att rätta posterna dels de som blivit överförda till serviceorder och dels att rätta i tidsregistreringsposterna.
Av säkerhetsskäl går det bara att rätta genom att trycka på 'Redigera lista' och därefter rätta innehållet i fältet. Detta för att misstag skall undvikas och löneunderlagen skall bli rätt.

Utskrift av löneunderlag

Löneunderlag skrivs ut under Service – Tidsredovisning – Rapporter – Tidsregistreringsposter arbetstyper per månad eller Tidsredovisningsposter arbetstyp (för 14 dagarslön)
Beställningsbilden för rapporten har tre flikar och ser ut såhär:

På fliken resurs kan det selekteras på de resursnummer som önskas i utskriften.
På fliken arbetstyp går det att välja vilka arbetstyper som skall vara med:
På fliken Alternativ anges startdatum för utskriften (för rapport 'Tidsredovisningsposter arbetstyp' skrivs alltid en 14-dages period, för rapport 'Tidsredovisningsposter arbetstyp per månad' skrivs alltid en månad):
Listan skrivs på basis av tidsredovisningsposterna.
För varje medarbetare skrivs en total per datum och arbetstyp, och det visas en summa för hela perioden.
Dessutom visas en summa för inaktiv tid, dvs tid som inte går att överföra till serviceorder, t.ex sjukdom, semester eller liknande.

Utskrift av statistik

Tidsredovisningsstatistik skrivs ut under: Service – Tidsredovisning - Rapporter
Beställningsbilden för rapporten har tre flikar:

På fliken Resurs går det att selektera på de resursnummer som önskas i utskriften.
På fliken arbetstyp väljs de arbetstyper som önskas.
På fliken Alternativ väljs period för utskriften.
Listan skrivs från tidsregistreringsposterna.
Per. medarbetare skrivs periodens tidsförbrukning, uppdelat och summerat per arbetstyp.
Det finns uppgift om kapacitet, registrerad tid och fakturerad tid, både i timmar och i procent. Det finns också uppgifter om fakturerat belopp uppdelat mellan internt och externt.

Utskrift av statistik intern/externt

Tidsredovisningsstatistik skrivs ut under: Service – Tidsredovisning – Rapporter – Tidsregistreringsstatistik internt/externt
Beställningsbilden för rapporten har två flikar:

På fliken Resurs går det att selektera på resursnummer.
På fliken Alternativ väljs period.
Listan skrivs ut från tidsredovisningsposterna.
Per. medarbetare skrivs ut periodens tidsförbrukning och belopp, uppdelat i interna och externa kunder och summerat per serviceorder.