Leverantörsuppläggning

Välj: Avdelningar – Ekonomihantering – Leverantörsreskontra – Leverantörer

För att skapa en ny leverantör väljer du Ny under menyfliken Start.

De fält som nämns nedan är obligatoriska. Övriga fält kan hoppas över, men kan vara bra att fylla i.

På snabbfliken Allmänt ska du börja med att trycka Retur för att skapa ett nytt leverantörsnummer, som automatiskt blir nästa lediga i nummerserien. Du kan fylla i numret manuellt om det är tillåtet med manuella inställningar.

Fyll sedan i fälten Namn, Adress, Postnr (med blanktecken efter tre siffror). Ort ifylls i automatiskt om postnummer redan är ifyllt.

Fälten Inköpskod och Ansvarsenhet blir normalt sätt ifyllda i samband med skapandet av de olika inköpsdokumenten, men du kan också fylla i dem nu ifall det finns kopplat fasta inköpare och ansvarsenheter till leverantören.

På snabbfliken Kommunikation är fältet "Telefonnummer" automatiskt ifyllt från snabbfliken "Allmänt" ifall du fyllde i det där.

Om leverantören får inköpsrekvisitioner/order skickade till sig per email med bifogade PDF-dokument, ska du sätta en markör i fältet "Dokument pr. e-mail". Det kräver i sin tur ytterligare inställningar av PDF-mailbesked (se vägledning till denna).

På snabbfliken Fakturering ska i Generell rörelsebokföringsmall, Moms rörelsebokföringsmall samt Leverantörsbokföringsmall fyllas i.

På snabbfliken Betalningar ska följande fält fyllas i:

• Avräkningsmetod
  Här kan du välja mellan metoderna "Registrering fakturanr" och "Koppla till äldsta faktura".
  • "Koppla till äldsta faktura" betyder att om det vid betalningen inte anges vilket dokument som utjämnas, så utjämnas den äldsta av verksamhetens öppna poster hos leverantören automatiskt först.
  • "Registrering fakturanummer" betyder att det vid betalningen bara utjämnas om det anges vilket eller vilka dokument som önskas utjämnas.
• Betalningsvillkorskod
  Fylls i med den kod som stämmer överens med beräkningen av förfallodatumen för de dokumenten som mottags av denna leverantör.
  Om de existerande koderna inte stämmer måste du skapa en ny betalningsvillkorskod, så att förfallodatumen och därmed styrningen av åldersfördelad skuld och likviditet blir så korrekt som möjligt.
• Vårt kontonummer
  Fylls i med det kundnummer vi har som kund hos leverantören ifråga. Vårt kontonummer används i samband med betalning av utestående skuld, som ett informationsmeddelande till leverantören. 

Snabbflikarna Inleverans och Utrikeshandel kan hoppas över. Men om det skapas en leverantör vars dokument ska räknas om t.ex. till valutakoden EUR så kan denna kod skapas redan på leverantörskortet under fältet "Valutakod".
Om fältet "Valutakod" är använt kan du också med fördel uppdatera valutakurserna löpande. Detta kan bl.a. göras under den aktuella valutakoden, men kan också göras på de aktuella inköpsdokumenten eller i samband med själva betalningen.