Maskinkassajournalen hittas under: Maskinhandel – Maskiner – Maskinkassajournal
Och används till följande:

• Bokföra upplupna omkostnader och upplupna inköp
• Flytta värden från en maskin till en annan
• Bokföra överprisjusteringar
• Diverse poster på maskiner t.ex. periodiseringsrättningar

Alla poster gällande "Maskiner" ska bokföras under modulen "Maskinhandel" och genom att använda "Maskinkassajournalen" till interna poster, som nämnts ovan. Det gör att alla poster får ett "Maskinnummer". Det går inte att bokföra rader utan "Maskinnummer".
"Maskinkassajournalen" ska bara användas till interna poster (ingen bokföring av moms).
Det första du gör i "Maskinkassajournalen" är att välja Transaktionstyp. Transaktionstypen gör så att de relevanta fälten spärra/öppnas för respektive funktion.
Den enskilda Transaktionstyperna gås igenom härunder.

Upplupna omkostnader

När du ska bokföra upplupna omkostnader på sålda maskiner väljs transaktionstypen "Uppl. kost.".
Använda kolumnen "Motkonto" istället för att upprätta två rader per maskin.
Du kan bokföra upplupna omkostnader gällande flera maskiner i samma journal.

Eftersom upplupna omkostnader ska tillbakaföras när omkostnaden realiseras är det nödvändigt att göra en uppföljning.
Till hjälp finns det en rapport "Specifikation av borttagna skyldiga kostnader" – Rapport 6038997.
Rapporten listar de maskiner som har upplupna kostnader bokförda och med upplysningen om motkonto om det är angivet i samband med bokföringen.

Flyttning

Flyttningar av kostnader mellan maskiner kan också göras i "Maskinkassajournalen". Gällande inställningar hänvisas till beskrivningen "Flytta en maskin till en annan maskin".
Det är en fördel att använda "Maskinkassajournalen" när det ska göras mer än en flyttning åt gången.
När du ska bokföra flyttningar mellan maskiner ska du välja Transaktionstypen "Flyttning".
När Transaktionstypen "Flyttning" välja öppnas en ny skärmbild:
I bilden ska du mata in numret på den maskin som det ska överföras från (Överför från maskinnr.) samt numret på den maskin som det ska överföras till (Överför till maskinnr.).
I fältet överföringstyp ska du välja om hela maskinen ska överföras (Hel överföring) eller om det endast är en del som ska överföras (Delöverföring).

Är det tal om en hel överföring kommer fältet "Nytt lagervärde" visa 0,00 och "Lagervärdenerskrivningen" är lika med maskinens lagervärde. Observera här att det lagervärde som visas över överförs är per arbetsdatum.
Om det har gjorts bokningar med bokföringsdatum framåt i tiden kommer detta inte att visas eller överföras.
Är det tal om en del överföring öppnas fälten "Nytt lagervärde" och "Lagervärdenerskrivning" för inmatning.
Ange antingen det nya lagervärdet på den maskin som det överförs från i fältet "Nytt lagervärde", eller ange det belopp som det ska nerskrivas med i fältet "Lagervärdenerskrivning".
Skriv till sist in önskat bokföringsdatum och beskrivning och tryck "Enter". Då visas den text som kommer att bli använd vid bokföring nederst i bilden:
När du trycker OK – återvänder du till "Maskinkassajournalen", där det upprättas två rader.

Den första raden innehåller posten på från-maskinen och den andra raden innehåller posten på till-maskinen.
På raderna går det att ändra "Bokföringsdatum", "Verifikationsnummer" och "Beskrivning"
Tryck "F9" för bokföring
Det upprättas följande "Redovisningstransaktioner":

Och följande "Värdetransaktioner":

På från-maskinen reduceras lagervärdet med överföringsbeloppet och motkonteras på kontot för "Lagerjustering". Se inställningar "Rörelsebokföringsmallar" "FLYTTMASK".

På till-maskinen ökas lagervärdet med överföringsbeloppet och motkonteras på kontot för "Lagerjustering".
Exemplet visar en del överföring. Görs en hel överföring kommer från-maskinen efter bokföring ha 0 i lagervärde.
För ytterligare beskrivning gällande överföringar hänvisas till beskrivningen "Flytta en maskin till en annan maskin".

Övervärde

Observera: Överprisjustering kan först göras när maskinordern är fakturerad och det, på de inbytta maskinerna, är angivet en maskin i fältet "Tagits i byte på". Är fältet inte ifyllt kommer följande felmeddelande komma fram när du bokför "Maskinkassajournalen":
Svara du "Ja" blir fältet automatiskt ifyllt och journalen bokförs.

Inställningar

Bokföringsinställningar
Ekonomi – Inställningar – Bokföringsmallar – Bokföringsinställningar
Se beskrivning "Överpris" för ytterligare förklaring.
Nummerserie
Maskinhandel – Inställningar – DSM Inställning
Det måste upprättas en nummerserie till "Överprisjusteringar".Nummerserien väljs under fliken "Numrering":

Nummerserien skapas med nr-automatik så det automatiskt tilldelas ett verifikationsnummer.

Överprisjustering

Följande exempel gör med nedanstående beskrivning:
Maskinförsäljningsfaktura nr. 300130:Maskin nr. 10054 är sålt till kr. 250.000Maskin nr. 10308 är inbytt i kr. 50.000Maskin nr. 10309 är inbytt kr. 30.000
Som önskas överpris regleras så att:Maskin nr. 10308 är inköpt för kr. 40.000 – justering kr. 10.000Maskin nr. 10309 är inköpt för kr. 15.000 – justering kr. 15.000
När du ska bokföra överprisjusteringar väljs Transaktionstypen "Övervärde" eller fliken "Åtgärder –Överprisjustera maskin":

Då kommer följande bild fram:

Överprisjusteringstyp:

• "Såld maskin" välja när det ska överpris regleras från en såld maskin till en eller flera inbytta maskiner.
• "Inbytt maskin (köpt)" väljs när det ska överpris regleras från en inbytt maskin till en eller flera sålda maskiner.

I exemplet som beskrivs ovanför ska bilden ifyllas såhär:

Huvud

• Överprisjusteringstyp
  • Här väljs "Såld maskin" då det ska överpris regleras från en såld maskin till 2 inbytta maskiner.
• Maskinnr
  • Numret på den sålda maskin (när Överprisjusteringstyp "Såld maskin" är vald)
• Överprisjustera Dok. nr.
  • Här anges den bilaga som ska regleras från inköp/försäljning. Finns det flera ska det korrekta dokumentet väljas. Eventuella dimensioner kopieras från det valda dokumentet. Det går att överpris reglera på olika dokumentnummer.
• Bokföringsdatum
  • Det datum överprisjusteringen ska bokföras på.
• Verifikations nr.
  • Tilldelas automatiskt efter nummerserien – kan överstyras.
• Bokföringsbeskrivning
  • Här föreslås en bokföringsbeskrivning som kan ändras.
• Lagervärde:
  • Lagervärdet för den maskin, som är vald i huvudet – i detta exempel kr. 0,00, då den valda maskinen är såld.
• Beräknat lagervärde
  • Här visas det beräknade lagervärdet efter överprisjustering.
• TB
  • Den valda maskinens uträknade TB
• Beräknat TB
  • Maskinens TB efter överprisjusteringen.

När allt är ifyllt och beloppen är kollade trycker du "OK", varefter "Maskinkassajournalen görs:
Trycker du "Avbryt" tas dina inställningar bort och ingen journal blir gjord.

När maskinkassajournalen är gjord går det inte att ändra i beloppen. Visar det sig att beloppen är fel ska journalraderna tas bort och "Överprisjusteringen" göras om från grunden.
Tryck "Bokför" (F9) så blir journalen bokförd.

Generell

Transaktionstypen "Generell" ska du använda till t.ex. bokföring av övriga poster t.ex. periodiseringar, rättelser av fel osv.
Transaktionstypen "Generell" ger inte möjlighet till värdejustering.