...

Uppgifterna under fliken Allmänt knyts till leverantörenkommer från leverantörskortet. Ändras Leverantörsuppgifterna under Allmänt tas ändringarna INTE med på fakturan – ska ändringarna framgå på fakturan måste de ändras under Faktureringsfliken.

• Nummer
  • Nytt ordernummer tas fram via upprättad nummerserie genom att trycka Enter (om automatisk nummerserie är upprättad).
• Leverantörsnummer
• Om du kan leverantörsnumret kan du skriva in numret direkt i fältet och trycka Enter.
• Om man inte vet leverantörsnumret kan du göra såhär:
  • Tryck F4 i fältet Inköpsleverantörsnummer, eller klicka på pilen i fältet. Klicka på den kolumn du vill söka efter, t.ex. Namn.
  • Skriv sedan namnet på leverantören så kommer fönstret löpande filtrera urvalet av leverantörer tills du ser den leverantör du söker. Det kan filtreras på Nummer, Namn, Ort, Postnr., Telefon eller Kontaktperson.
  • Markera den önskade leverantören och tryck Enter för att föra över leverantören till inköpsordern.
  • Alla relevanta uppgifter om leverantören hämtas nu automatiskt till orderhuvudet, där de eventuellt kan ändras om det finns behov för det.
• Inköpsordertypkod
  • Här anges leverantörens inköpsordertyp – inköpsordertypen används för att styra vilken radrabatt som ska skapas på inköpsorderraderna – se beskrivning Inköpsordertyper och rabatter.
• Bokföringsdatum
  • Datum som används till faktura-/bokföringsdatum vid orderupprättelse. Vid orderupprättelse föreslås dagens datum som bokföringsdatum. Vid bokföring föreslås valt bokföringsdatum – Se beskrivning Styrning av bokföringsdatum.
  • När du upprättar/inlevererar ordern, och du är tveksam om vilken månad leverantörsfakturan kommer i, så välj det äldsta datum som bokföringsdatum när du inlevererar ordern för att undvika periodiseringsproblem.
• Dokumentdatum
  • Datum, som användes för beräkning av förfallodatum på det bokförda dokumentet - följer bokföringsdatum, men kan överstyras manuellt.
• Betalningsvillkorskod/Förfallodatum
  • Betalningskod Betalningsvillkorskod används till att beräkna förfallodatum och kontantrabattdatum på ordern. Koden hämtas från leverantören, när ordern skapas. Koden kan överstyras på ordern.
  • Förfallodatum kan också överstyras – Obs! Ändrar du betalningskodenbetalningsvillkorskoden, räknas förfallodatumet om.
• Er referens
  • Här kan er referens skrivas in. Referensen skrivs ut på order- och fakturautskrifter. Referensen följer också med på filer, som sänds till leverantören om leverantören har stöd för detta.
• Status
  • Fältet anger om dokumentet är öppet eller släppt till fakturering.
  • Om statusen är Öppen, kan du ändra i dokumentet.
  • Om statusen är Släppt, är dokumentet klart för fakturering, och dokumentet kan inte redigeras.
  • Du kan ändra status på ordern genom att klicka på Funktion och därefter på Släpp/Öppna eller på Ctrl-F9knappen Släpp eller knappen Öppna igen.
• Uppdatera försäljningspris på artikelkortet
  • Om detta fält markeras skall kommer försäljningspris på artikelkortet uppdateras på samma sätt som "senaste inköpspris" uppdaterades.
  • Denna uppdatering sker vid bokföring.
  • Inköpspriset på orderraden används till att uppdatera försäljningspriset på artikeln (maskinhandlarna får normalt hem artiklarna till det vägledande utpriset, varefter rabatt beroende på ordertyp räknas från för att få fram det verkliga inköpspriset).

...

• Nummer
  • Beroende på vilken typ , som används, anges artikelnummer, redovisningskontonummer eller textnummer.
• Antal
  • I fältet Antal registreras det antal, som önskas bli beställt.
• Inköpspris
  • Inköpspris hämtas från senaste inköpspris på artikelkortet , – finns lagerartiklar upplagda (per lagerställe), och man angett ett senaste inköpspris, används det. Finns ett inköpsprisavtal upprättat på leverantören, användes det.
• Inleverans
  • När en order skall lagerföras, skall artiklarna inlevereras på ordern.
  • Det antal, som skall lagerföras, registreras i fältet Antal att inleverera (fältet är på förhand ifyllt med beställt antal – fältet kan nollställas genom att använda funktionen Återställ/Uppdatera Inleverera (Antal)).
  • När det inlevererade antalet är registrerat, bokförs lagerbehållningen.
  • I exemplet har det beställts 100 st. – det dellevereras 60 st.

...

Under leveransfliken kan det anges en leveransadress, som skrivs ut på ordern.

Bokföring av inköpsorder (gäller endast om Document Capture inte används)

När fakturan kommer från leverantören ska inköpsordern bli färdigbokförd med värde- och bokföring.
För att bokföra ska ordern som minimum påföras leverantörens fakturanummer.
Kommer det en faktura på t.ex. 60 st. av 100, kan den delbokföras genom att ange antal till fakturering i fältet Antal att fakturera.
För att stämma av hela fakturan väljs F7 statistik, och här är det viktigt att välja fliken Fakturering, när det ska stämmas av.

...

Markera raden, som skall tillbakaföras, välj knappen Kort. Välj knappen Funktion på leveranskortet, och välj undermenyn Återställ inleverans. Svar Svara ja för att föra tillbaka leveransen.
På den bokförda leveransen skapas en ny rad med negativt antal, och det skapas också artikeltransaktioner.
Inleveranser, som man sålt av, kan inte föras tillbaka och inte heller delleveranser. Det kan inte heller tillbakaföras, om avgiftrader avgiftsrader automatiskt har skapats till det mottagna godset.

• Återställ/Uppdatera Inleverera (Antal)
• Nollställ Mottagning (Antal)
  • Med denna funktion kan man nollställa fältet Antal att inlevereras på en order (kan användas på stor order med delleverans).
• Uppdatera Mottagning (Antal)
  • Denna funktion sätter Antal att inlevereras = beställt antal (minus ev. inlevererat antal).

Skuggregister

Via knappen Funktion och undermenyn Skuggregister kan man upprätta en artikel och föra in den direkt på Inköpsordern.

...

• Dokumenttyp
  • Klicka på pilen bredvid fältet och välj den dokumenttyp, du vill kopiera från.
• Verifikationsnummer
  • Klicka på pilen bredvid fältet och välj det verifikationsnummer du vill kopiera från. Uppgifterna i fältet ovan anger vilka verifikationsnummer du kan välja mellan.
• Inköpsleverantörsnummer
  • Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp ovanför.
• Inköpsnamn
  • Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp ovanför.
• Ta med huvud
  • Markera kryssrutan , om uppgifterna från det dokumenthuvud , du håller på att kopiera , ska kopieras automatiskt till det dokument , du håller på att upprätta. Dokumentraderna blir kopierade, oavsett om kryssfältet är markerat eller inte. Om du kopierar offert , och fältet Bokföringsdatum är tomt i det nya dokumentet, används dagens datum som bokföringsdatum för det nya dokumentet.
• Beräkna om rader
  • Markera denna kryssruta, om du vill att körningen skall beräkna om och lägga in raderna i det inköpsdokument , du håller på att upprätta .
  • Om ja till omräkning markeras, bevaras artikelnummer och artikelantal , men beloppen på raderna beräknas på nytt, baserat på Kundupplysningarna på det nya dokumenthuvudet.
  • På så sätt tar körningen hänsyn till artikelpriser och rabatter , som är speciellt knutna till kunden leverantören på den nya inköpsordern.
  • Klicka på OK för att starta körningen. Om du inte vill utnyttja körningen, skall du klicka på Avbryt för att stänga fönstret.

...

När ordern är inlevererad och faktura har mottagits från leverantören ska ordern godkännas genom att välja knappen Bokför – Välj Fakturera eller Inleverera och fakturera (endast om Document Capture inte används).
Ska artikeln lagerföras, men fakturan ännu inte är mottagen, väljs Inleverera.
Under Administration – Programinställningar – Användare – Användarinställningar kan man definiera vad programmet ska föreslå som standardvärde per användare.

...