Till vissa artiklar finns det en avgift som alltid tillkommer vid inköp och försäljning. Det kan t.ex. vara oljeavgift, miljöavgift, CO2-avgift osv.
I systemet kan avgifterna kopplas till de enskilda artiklarna och kan beräknas automatiskt i samband med inköp och försäljning.
Inställningar
De avgifter som ska användas måste först upprättas i systemet – det gör du under:
Avdelningar – Lager – Inställningar – Avgift – Avgifter
...
Då kommer följande bild upp på skärmen - där avgifterna kan ställas in:
...
Avgifter beräknas per basenhet
I bilden skriver du in en valfri kod för varje avgift, samt en beskrivande text till avgiften.
Det belopp som ska läggas till som en avgift per inköpt/såld enhet av en artikel matas in i fältet Beräkningspris. Belopp matas in i bokföringsvaluta och kommer automatiskt bli omräknat till utländsk valuta när order görs till kunder som har en utländsk valuta angiven på sitt kundkort.
Vidare ska du markera vilka moduler avgiften ska användas i: Inköp, Försäljning och/eller Service.
Det finns också möjlighet att ange en landskod på en avgift. Om en avgift har landskod beräknas den endast om kunden har samma kod. På det sättet är det möjligt att utesluta/ tillföra avgifter för utländska kunder. Om avgiftens landskodsfält är tomt beräknas den alltid, oavsett landskoden på ordern.
Slutligen anges det redovisningskontonr., som det beräknade avgiftsbeloppet ska bokföras på, in.
Via menyfliken Analysera – Avgiftstexter kommer följande bild fram:
...
Här kan du ställa in avgiftstexten för flera olika språk. Om det finns en översättning av avgiftstexten, som har samma språkkod som på ordern (kommer från Kund) kommer den översatta avgiftstexten bli inskriven i beskrivningen istället för den svenska texten.
När avgifterna har skapats grupperas de. Gruppering sker i: Avdelningar – Lager – Inställningar – Avgift – Avgiftsgrupp
I den första skärmbilden skrivs namnet på de avgiftsgrupper som ska användas:
...
Därefter klickar du på menyfliken Analysera och sedan Inställningar så att nästa bild kommer fram:
...
Här kopplar du samman en eller flera av de tidigare skapade avgifterna till en grupp.
Samma avgift som blivit upprättad under: Avdelningar – Lager – Inställningar – Avgift – Avgifter kan ingå i mer än en avgiftsgrupp.
En avgiftsgrupp kan bestå av endast en enkel avgift, men det kan också kopplas flera avgifter till en grupp.
När avgifter är upprättade och avgiftsgrupperna definierade, ska avgiftsgrupperna kopplas till de artiklar som avgiften ska tillföras på. Det görs genom att på artikelkortet fylla i fältet Avgiftsgrupp med önskad sådan:
...
Du kan ställa in att avgifterna ska beräknas automatiskt i samband med inköp och försäljning. Det görs under:
Avdelningar – Service – Inställningar – DSM inställning – snabbfliken Allmänt
...
Om du markerar fältet Beräkna avgifter vid bokföring, kommer avgifterna beräknas automatiskt på både inköps- och försäljningsorder. Avgifterna läggs till vid bokföringsögonblicket.
Är fältet inte markerat kan du få avgifterna beräknade genom att på både försäljnings- och inköpsordern välja fliken Åtgärder – Beräkna avgifter.
...
Funktionen kan också användas även om du har markerat att du vill ha automatisk beräkning av avgifter. Därmed kommer det att bli gjort ett antal avgiftsrader motsvarande de avgifter som är kopplade till artikelraderna på ordern, och avgiftsraderna kommer att visas på ordern.
Var uppmärksam på att om du önskar att skriva in utökade texter på ordern, måste texterna skrivas in FÖRE avgifterna beräknas.